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Les agences fédérales sont aux prises avec la question cruciale du vieillissement des infrastructures. Bon nombre de ces organismes supervisent des actifs désuets et détériorés qui sont en proie à un arriéré important d’exigences d’entretien et de réparation. Cet arriéré compromet non seulement la fiabilité et le rendement de ces actifs, mais constitue également une menace directe pour l’état de préparation des missions. À mesure que l’infrastructure continue de vieillir, la fréquence et la gravité des pannes augmentent, ce qui entraîne des perturbations plus fréquentes et des coûts d’entretien plus élevés.

Cet article présente les meilleures pratiques de gestion complète des actifs ainsi que l’exploitation de partenariats stratégiques pour d’autres sources de financement.

Pourquoi une gestion complète des actifs est-elle importante ?

Le problème persistant, en matière de gestion des actifs, est le manque de ressources et de financement. Pendant des années, les organismes fédéraux ont dû composer avec des contraintes budgétaires en matière de fonctionnement et d’entretien (F et E) et de financement du soutien, de la restauration et de la modernisation (MRS). Ces limites financières limitent considérablement la capacité d’investir dans les efforts de modernisation nécessaires ainsi que dans la gestion et l’entretien efficaces des actifs. Sans financement adéquat, les organismes ont de la difficulté à s’attaquer à l’arriéré croissant d’entretien, ce qui exacerbe encore plus l’état de leurs infrastructures.

Les défis vont au-delà de la détérioration physique et des contraintes financières. De nombreux organismes fédéraux n’ont pas une image complète et précise de l’ensemble de leurs actifs en raison de systèmes existants désuets. Cette visibilité incomplète des actifs nuit à leur capacité de prendre des décisions éclairées et de prioriser efficacement les activités d’entretien. De plus, l’incapacité de répondre à l’évolution des exigences réglementaires et de conformité ajoute une autre couche de complexité à la tâche déjà ardue de la gestion des actifs.

Les possibilités de travailler dans une économie d’échelle

Lors de la gestion de millions de pieds carrés d’installations, il est facile de prendre l’habitude de ne résoudre que les problèmes les plus immédiats. Mais cette approche passe à côté des possibilités qu’offrent les économies d’échelle. En d’autres termes, les grands problèmes peuvent également faire place à de grandes solutions. Le potentiel inexploité réside dans les économies que la gestion stratégique des actifs rend possibles.

Commencez par un inventaire complet des biens

Une gestion efficace des actifs commence par un inventaire à jour de tous les biens, y compris des évaluations approfondies de l’état des installations. Cet inventaire donne une image claire de ce que vous avez et de ce dont vous avez besoin. Bien que tous les bâtiments et équipements aient un cycle de vie, les investissements stratégiques en immobilisations peuvent prolonger ce cycle de vie, maximisant la valeur des actifs existants.

Les principales questions auxquelles les évaluations de l’état des installations peuvent répondre sont les suivantes :

• Quels équipements et biens possédons-nous, combien de temps devraient-ils durer et combien de temps en coûteront-ils pour les entretenir et les remplacer à l’avenir ?
• Quel est l’état actuel de nos actifs et de notre infrastructure (p. ex., bâtiments, routes, parcs de stationnement, tuyaux, pompes, unités de climatisation, équipement électrique) et quels sont les réinsoutsions nécessaires ?
• Où dépensons-nous de l’argent pour des systèmes qui doivent être remplacés ?

En accordant la priorité à un financement limité basé sur des données fondées sur des données, les organismes peuvent prendre des décisions éclairées quant à la rénovation, à l’agrandissement ou au remplacement des installations. Cette approche répond non seulement aux besoins immédiats, mais aide également à planifier la durabilité future en comprenant les responsabilités d’entretien et en anticipant les coûts à long terme.

Une fois les défis identifiés, l’étape suivante consiste à faire un zoom arrière et à trouver les liens qui amplifient l’efficacité et l’impact.

Trouver les chevauchements créatifs

Lors de la gestion d’installations et d’actifs importants, trouver des gains d’efficacité et des possibilités d’optimisation peut être une tâche complexe. Un partenaire comme Salas O’Brien peut travailler sur l’ensemble du portefeuille pour identifier les améliorations potentielles de l’efficacité, les options d’approvisionnement en vrac, l’optimisation de la planification, les possibilités de prolonger la durée de vie des actifs, l’amélioration des possibilités de financement et les décisions stratégiques en matière de capital telles que la rétention ou l’aliénation.

Les principales questions à considérer dans cette phase sont les suivantes :

• Quels sont les biens essentiels qui, s’ils étaient défaillants, auraient l’incidence la plus importante sur l’état de préparation à la mission ?
• Qu’est-ce qui a changé au fil du temps qui rend certaines installations ou certains systèmes actuellement maintenus désuets ?
• Comment peut-on prioriser un budget limité afin d’optimiser les actifs pour l’avenir ?
• Quels sont les coûts à long terme associés au maintien de l’exploitation des installations et qu’est-ce qui pourrait changer la donne ?
• Quelles améliorations durables ou alternatives peuvent être mises en œuvre pour économiser l’énergie et les ressources naturelles dans les opérations quotidiennes ?
• Quels sont les risques associés au sous-financement ou au fait de ne pas tenir compte des problèmes liés aux installations ou à l’équipement ?

En travaillant de façon holistique, les organismes fédéraux peuvent cerner des possibilités créatives d’amélioration avec des réductions de coûts qui vont au-delà des réparations immédiates.

Tirer parti de la technologie pour maintenir la gestion stratégique des actifs

Le domaine évolue vers des outils numériques qui soutiennent la maintenance axée sur la fiabilité, les stratégies préventives, qui tiennent compte du coût total de possession, ce qui permet de prendre des décisions éclairées sur la cadence de l’entretien pour prolonger la durée de vie ou, le cas échéant, permettre à l’équipement d’atteindre la fin de vie utile pour être remplacé.

Bien qu’une feuille de calcul puisse suffire pour les petites opérations, la gestion des actifs à grande échelle nécessite des solutions logicielles robustes. Des systèmes comme BUILDER™ Sustainment Management System (SMS), un système logiciel basé sur le cloud développé par le US Army Corps of Engineers pour aider à la gestion des installations (qui sera bientôt remplacé par l’Enterprise Sustainment Management System (ESMS)), offrent de puissantes capacités d’analyse prédictive. Ces outils peuvent prévoir les besoins de financement, prédire les échecs et modéliser divers scénarios en fonction de différents niveaux de financement.

Les technologies émergentes font aussi sensation. L’IA, les jumeaux numériques, la modélisation à 360 degrés et le balayage thermographique ouvrent de nouvelles possibilités pour une analyse approfondie et une gestion proactive.

Dans un contexte où de nombreuses solutions de gestion d’actifs sont liées à des logiciels spécifiques, il est important de choisir les outils et les approches qui conviennent le mieux aux besoins uniques de votre agence (et les solutions ne sont pas motivées par des incitatifs pour un fournisseur). Des consultants, comme Salas O’Brien, peuvent vous aider à tirer parti de ces technologies pour obtenir le meilleur soutien continu pour la gestion des actifs.

Grandes victoires dans la gestion d’actifs : partenariats stratégiques à travers EUL et IGSA

Les partenariats stratégiques changent le paysage de la gestion globale des actifs. Les baux d’utilisation améliorée (CLUF) et les accords de soutien intergouvernementaux (IGSA) sont deux cadres clés qui facilitent ces partenariats. EUL permet aux agences fédérales de louer des biens sous-utilisés à des entités privées, générant ainsi des services en nature qui peuvent être réinvestis dans des infrastructures essentielles à la mission. Entre-temps, l’IGSA permet aux installations fédérales de s’associer aux gouvernements locaux pour la fourniture de services à des coûts réduits, en tirant parti de l’expertise locale et des économies d’échelle. Ces modèles de collaboration répondent non seulement aux contraintes budgétaires, mais favorisent également l’innovation et l’engagement communautaire, ce qui, en fin de compte, renforce l’état de préparation à la mission et la durabilité.

Des résultats tangibles pour le département de la Défense des États-Unis

Le département de la Défense des États-Unis est un excellent exemple de la façon dont les partenariats stratégiques peuvent transformer la gestion des actifs. Salas O’Brien a facilité plusieurs partenariats clés :

Armée : Dans 85 installations de l’Armée, nous avons exécuté 173 IGSA, ce qui a entraîné des économies annuelles de 96,4 millions de dollars et des économies de coûts de 43,9 millions de dollars.

Marine : Pour 15 installations de la Marine pour le compte des régions navales du centre de l’Atlantique et du Sud-Est, nous avons exécuté 16 IGSA, ce qui a permis de réaliser des économies annuelles de 10 millions de dollars.

Force aérienne : Nous avons géré avec succès la prestation des programmes de partenariat communautaire (AFCP) et de soutien de la mission de l’USAF à l’échelle nationale, en collaborant avec les communautés de l’USAF pour créer des partenariats novateurs répondant aux besoins opérationnels et d’infrastructure non financés.

Voici quelques-uns des impacts positifs sur la gestion des actifs du département de la Défense des États-Unis :

Mises à niveau de l’infrastructure électrique de la base aéronavale américaine Oceana. En tirant parti des terres disponibles, nous avons élaboré un contrat de location permettant à Dominion Energy d’utiliser 20 acres pour une nouvelle station de commutation soutenant le projet d’énergie éolienne offshore coastal Virginia. Cet échange en nature facilite les énergies renouvelables pour la région et les mises à niveau de l’infrastructure indispensables pour l’installation militaire.

Agrandissement des installations du C130 à la station aérienne de Cherry Point du Corps des Marines des États-Unis. Un EUL et un IGSA établis avec l’État de la Caroline du Nord améliorent le développement de la main-d’œuvre et l’infrastructure. L’équipe dirigée par Salas O’Brien a élaboré le projet au moyen de trois (3) processus distincts, dont une analyse de faisabilité et d’analyse de rentabilisation, une analyse du plan d’action du plan de communication stratégique et des services de soutien transactionnel. Développement d’une nouvelle installation de 700 000 pieds carrés appartenant à l’État de Caroline du Nord et louée par la Marine en vertu de l’article 2661 du Code des États-Unis 10 qui permettra la sécurisation du site et l’occupation de l’installation MRO par FRC East. Obtention de 440 millions de dollars en capitaux publics et privés pour la conception et la construction.

Soutien à la résilience climatique pour les installations militaires dans le sud-est des États-Unis. Un important IGSA entre l’armée américaine et l’Université de Géorgie tire parti des programmes d’études environnementales de l’université. Les étudiants acquièrent une expérience concrète grâce à la planification des ressources naturelles, aux études environnementales et à la surveillance des forêts, ce qui se traduit par des expériences précieuses et une réduction des coûts pour l’armée américaine.

Alors que les organismes fédéraux continuent de faire face à des contraintes budgétaires, ces approches collaboratives offrent une voie viable pour générer des économies importantes et améliorer la durabilité et l’état de préparation des infrastructures essentielles à la mission.

Comment Salas O’Brien peut aider les agences fédérales dans la gestion des actifs

Salas O’Brien possède une vaste expérience dans l’aide aux organismes fédéraux dans l’évaluation de l’état des installations, la gestion du cycle de vie des actifs, les stratégies de rentabilité et la gestion des risques. Nous avons également une longue liste de réussites dans la facilitation de l’approvisionnement en LCU, en IGSA et en non-FAR.

La plupart de nos clients nous appellent simplement pour nous dire à quoi ils ont affaire. Nous pouvons vous aider à traverser la complexité et à élaborer un plan d’action. Il suffit de contacter l’un de nos contributeurs ci-dessous ou de contacter notre équipe fédérale à [email protected].