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Pour les municipalités et les gouvernements provinciaux et d’État, les gestionnaires d’installations et d’actifs et les directeurs généraux de l’administration ont la responsabilité monumentale de veiller à ce que les infrastructures, les bâtiments publics, les parcs, les parcs et les services essentiels fonctionnent sans heurts et efficacement tout en équilibrant les budgets serrés, les infrastructures vieillissantes et les besoins croissants de la communauté.

Ils sont confrontés à des défis quotidiens, allant des réparations imprévues à la planification de la résilience climatique en passant par l’exploitation des nouvelles technologies pour une gestion plus intelligente des actifs, souvent en raison d’un arriéré de maintenance différée. Les enjeux sont élevés et les exigences sont constantes pour prendre des décisions éclairées.

Cet article offre des idées et des stratégies pour aider les dirigeants gouvernementaux à naviguer dans la complexité de l’équilibre entre les installations, les systèmes, le temps et l’argent lorsqu’il s’agit de gérer les actifs.

Défis en matière de gestion des actifs auxquels sont confrontés les dirigeants des municipalités et des États et provinces

Les budgets limités sont un obstacle majeur. Avec des ressources financières limitées, il peut être difficile de prioriser l’entretien et la mise à niveau des biens, surtout lorsqu’il y a de nombreux besoins concurrents au sein de la communauté. Cela entraîne souvent un report de l’entretien, ce qui entraîne des installations vieillissantes qui nécessitent des réparations plus importantes et plus coûteuses à long terme.

Le roulement du personnel complique davantage les efforts de gestion des actifs. Les changements fréquents de personnel peuvent perturber la continuité et les connaissances institutionnelles, ce qui rend difficile le maintien d’une approche cohérente et efficace de la gestion des biens.

De plus, les changements démographiques peuvent avoir un impact significatif sur la gestion des actifs. Certains gouvernements municipaux, provinciaux ou provinciaux connaissent une croissance rapide, ce qui met à rude épreuve les infrastructures existantes et exige de nouveaux développements pour répondre à la demande croissante. À l’inverse, le déclin de la population dans d’autres régions peut entraîner une sous-utilisation des actifs et une diminution des revenus, compliquant la priorisation de l’entretien et des mises à niveau. Comprendre les tendances démographiques changeantes est important pour une planification d’actifs à long terme.

Ces problèmes peuvent laisser de nombreux dirigeants gouvernementaux se sentir dépassés et comme s’ils étaient perpétuellement en retard dans leurs efforts pour gérer et améliorer leurs actifs. Cependant, malgré ces défis, il existe des stratégies pratiques qui peuvent aider à renverser la vapeur.

Découvrir des économies cachées grâce à la planification de la gestion des actifs

Bien que les avantages d’une planification proactive soient bien connus, le potentiel inexploité réside dans les économies de coûts que la gestion stratégique des actifs rend possibles. En commençant par une évaluation holistique, les dirigeants gouvernementaux peuvent cerner les possibilités de réduction des coûts qui vont au-delà des réparations immédiates.

• Approvisionnement en vrac. La planification de l’entretien et des mises à niveau à l’avance permet au gouvernement d’acheter des matériaux et des services en vrac, ce qui permet d’importantes économies de coûts grâce à des économies d’échelle.
• Planification optimisée. La coordination des calendriers d’entretien entre différentes installations peut réduire les temps d’arrêt et les coûts de main-d’œuvre. Par exemple, planifier les mises à niveau du CVC pendant les périodes de faible demande peut minimiser les perturbations et réduire les heures supplémentaires
• Améliorations d’efficacité énergétique. L’intégration de technologies écoénergétiques lors des mises à niveau planifiées peut entraîner des économies substantielles à long terme sur les factures de services publics. Cela réduit non seulement les coûts opérationnels, mais contribue aussi aux objectifs de durabilité .
• Prolonger la durée de vie des actifs. L’entretien préventif, déterminé par des évaluations régulières sur une base quinquennale, permet de prolonger la durée de vie des actifs. Cela retarde le besoin de remplacements coûteux et maximise le rendement du capital investi pour l’infrastructure existante. Cette approche permet aux bâtiments de vieillir plus graduellement sans perdre leurs besoins opérationnels.
• Amélioration des possibilités de financement. Avoir un plan de gestion des actifs détaillé peut améliorer l’accès aux subventions et aux possibilités de financement. De nombreux organismes de financement voient d’un bon œil les municipalités qui ont des plans stratégiques clairs pour entretenir et améliorer leurs infrastructures.
• Planification des immobilisations. Des plans exhaustifs à long terme aident les municipalités à budgétiser les dépenses importantes et à prendre des décisions stratégiques concernant la conservation ou l’aliénation des propriétés.
• Atténuation des risques. Les évaluations proactives peuvent améliorer la sécurité des personnes, la conformité réglementaire et l’atteinte des objectifs de durabilité.

Élaboration d’un plan stratégique de gestion des biens

Lors de la gestion de nombreuses installations municipales, il est facile de prendre l’habitude de ne s’attaquer qu’aux problèmes les plus immédiats. Le passage d’une approche réactive à une approche proactive commence par l’élaboration d’un plan stratégique de gestion des biens.

Commencez par les évaluations de l’état des bâtiments

L’élaboration d’un inventaire complet des actifs et de leur état est un excellent point de départ. Les évaluations de l’état des bâtiments peuvent évaluer le site, l’architecture, la structure, les systèmes mécaniques, les systèmes électriques, la plomberie et la technologie, ainsi que la conformité aux codes. Cela implique de tout documenter, de la superficie de la moquette à l’âge et à l’état des systèmes CVC de chaque installation.

Un inventaire complet avec évaluations de l’état permet au gouvernement de planifier des remplacements majeurs des années à l’avance et de coordonner les projets connexes. Cette planification stratégique facilite non seulement l’utilisation efficace des ressources, mais offre aussi des économies importantes en combinant réparations et améliorations, réduisant ainsi la fréquence et le coût élevé des réparations d’urgence.

Prendre des décisions au sujet de l’établissement des priorités

Souvent, la « roue grinçante » dont le public se plaint n’est pas la préoccupation la plus urgente en matière de gestion des risques ou de longévité. Voici quelques questions qui peuvent vous aider à établir les priorités :

• Quels sont les atouts essentiels qui, s’ils devaient échouer, auraient l’impact le plus important sur notre communauté ? L’identification des biens qui sont essentiels à la sécurité publique et aux opérations quotidiennes aide à prioriser leur entretien et leur remplacement.
• Le gouvernement dépense-t-il de l’argent pour des installations ou des systèmes qui doivent être remplacés ? L’exécution d’une analyse coûts-avantages permet de déterminer si les dépenses courantes sont dirigées vers des biens qui sont près de la fin de leur durée de vie utile ou si l’entretien pourrait prolonger leur durée de vie.
• Qu’est-ce qui a changé au fil du temps qui a une incidence sur l’utilisation actuelle ? La croissance et le déclin de la composition de la population et de l’âge peuvent avoir une incidence importante sur les endroits où l’argent doit être dirigé et sur ce qui doit être mis à jour, remplacé, mis hors service ou réaffecté.
• Pouvons-nous intégrer la durabilité et l’efficacité énergétique dans ce plan ? Envisager des possibilités d’intégrer des technologies et des pratiques vertes qui réduisent à la fois les coûts opérationnels et l’impact environnemental. En gardant à l’esprit que le maintien des installations existantes avec la capacité d’augmenter l’efficacité énergétique est une bonne voie pour réduire les émissions de carbone dans certains cas.
• Quelles sont les implications financières à long terme de notre position actuelle ? Évaluer le rapport coût-efficacité des stratégies actuelles et explorer des moyens d’améliorer la viabilité financière. Il est important que chacun comprenne les répercussions des investissements en immobilisations différés sur chacune de ses installations et établisse l’ordre de priorité qui devrait devenir une priorité. Des exemples de scénarios de financement combinés aux indices de l’état des installations sont des outils d’aide à la prise de décisions.

Affiner le processus au fil du temps

Qu’un gouvernement utilise une feuille de calcul Excel de base ou un logiciel avancé de gestion des actifs, il a besoin d’un processus robuste pour suivre l’état des actifs, prévoir les besoins d’entretien et optimiser l’affectation des ressources. Ce processus doit être clair, défendable et transparent, avec des critères établis pour prioriser les projets en fonction de facteurs tels que les risques, les répercussions et l’analyse coûts-avantages.

Un processus clair peut également aider dans les cas où le roulement du personnel est élevé, de sorte que le processus lui-même transmet les connaissances institutionnelles et facilite la prise de décisions.

Les gouvernements peuvent s’associer à une firme tierce d’ingénierie-conseil et d’architecture, comme Salas O’Brien, pour l’évaluation de l’état des bâtiments, l’analyse des coûts du cycle de vie pour aider à établir l’ordre de priorité et pour établir ou peaufiner un processus global de gestion des actifs. Ces experts peuvent fournir des informations et des conseils précieux et aider les villes à élaborer un processus de travail à la fois efficace et adaptable. En tirant parti de leur expertise, les gouvernements peuvent peaufiner leurs pratiques de gestion des actifs au fil du temps, assurant ainsi une amélioration continue et un succès à long terme. Une entreprise comme Salas O’Brien peut travailler avec vous à long terme avec des études de suivi et des services de conception pour rendre votre plan de gestion d’actifs pleinement réalisable. Nous sommes ici pour les relations à long terme. Contactez-nous.

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